학부모가 어떤 말로 학원을 검색했는지 기록하면 다음 글의 질문을 정하는 데 도움이 된다. 그러나 검색어만 모아 빈도순으로 배열하면 그 말이 수업을 찾는지 공부법을 알아보는지 구분하기 어렵다. 검색어 기록에는 질문의 목적과 실제 학원 운영과의 관련성을 함께 적어야 한다.
먼저 검색어를 대상, 과목, 지역, 시간표, 상담 같은 범주로 나눈다. 같은 단어라도 학부모가 처음 정보를 알아보는 단계와 특정 학원을 비교하는 단계에서 필요한 답은 다르다. 상담에서 나온 표현을 기록할 때에는 개인 이름이나 학생의 민감한 학습 정보를 포함하지 않는다. 반복되는 질문을 일반적인 문장으로 바꿔 쓴다.
기록에는 해당 검색어가 연결된 페이지와 그 페이지가 실제로 답하는 질문을 적는다. '초등 영어'로 들어왔는데 중학생 수업만 소개한다면 키워드의 숫자가 좋아도 정보가 맞지 않는다. 학원이 운영하지 않는 과목이나 없는 지점을 검색 유입 목적으로 추가하지 않는다. 시간표와 모집 여부는 기준 날짜를 표시한다.
계절에 따라 검색어의 의미도 달라질 수 있다. 방학 특강을 묻는 질문과 정규 수업을 찾는 질문을 한 묶음으로 보면 모집 안내가 혼란스러워진다. 같은 질문의 새 글을 계속 만들기보다 기존 글을 갱신할지 판단한다. 검색량이 낮은 표현이라도 실제 상담에서 반복되면 유용한 안내 주제가 될 수 있다.
기록을 검토할 때에는 적합한 문의와 연결되는지 본다. 자주 유입되는 단어에서 대상 학년이 다른 문의가 많다면 제목이나 첫 문단을 고친다. 조회수만으로 학부모의 의도를 확정하지 않고 실제 질문과 페이지 이동을 함께 살핀다. 검색어 기록은 새로운 키워드 조합을 생산하는 표가 아니라 어떤 질문에 어떤 현재 수업 정보로 답했는지를 기억하는 운영 자료다.
월별로 표현을 비교하더라도 조사 방법이 달라졌다면 같은 추세로 이어 붙이지 않는다. 신규 수업을 개설했거나 운영시간이 바뀐 시점도 기록해 해석의 배경을 남긴다.